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审计监督
浅谈煤矿建设单位如何做好建设期间的内部控制管理
来源:uedbet体育官网|首页  时间:2013/6/6 9:51:22  点击:560
      上世纪90年代由于整个国民经济发展速度不快,对能源需求不强烈,出现大量煤炭卖不出去现象,严重制约煤炭企业扩大再生产。进入新世纪以后,随着国民经济的快速增长,特别是私营经济的飞速发展,原有的煤炭生产已远远不能满足社会经济的发展,出现煤炭价格节节攀升现象,以致于后来出现了拿钱买不到煤炭的现象。煤矿企业进入了快速扩张和跨越式发展的过程,全国各地纷纷上马大中型煤炭建设工程,一时间煤炭建设项目如雨后春笋,遍地开花。笔者近年来由于工作需要,有幸参与了几个大型煤炭建设项目的建设过程,发现基建工程中暴露出许多问题,诸如工程投资有超支、赶工期质量不过关、工程进度与项目资金不配套等情况,这些都与内部控制有关。没有内控制度或者内控制度只是流于形式,造成了上述问题。为了防止上述问题再发生,笔者通过对煤矿企业基本建设内部控制的必要性、原则、内部控制主要形式的思考,希望对在建或者即将建设的煤矿企业起到作用。
一、建立健全煤矿基本建设内部控制并监督其执行的必要性
    1.建立相关内控制度。
    为了有效地进行煤矿建设的管理,建设单位必须从一开始就建立一系列相互联系、相互制约、相互监督的内部控制制度、措施、方法和程序。它是煤矿基本建设管理体系的重要组成部分,在基本建设过程中起着十分重要的作用。
煤矿建设过程投入资金大,建设周期长,所以整个建设期搞好基建内部控制,提高管理水平就显得非常重要而且必要。其作用在于:
   (1)能保证煤矿财产物资的安全完整。煤矿企业建设周期长,材料物资设备配件采购使用量很大,建立完整内部控制,对于工程用物资设备从采购环节到保管环节再到使用环节全过程控制,相关内部控制制度的建立,可以防止和减少财产物资被损坏,杜绝浪费、贪污、盗窃、挪用和不合理使用等现象的发生。
   (2)能促进对工程造价的控制。建立健全内部控制制度,在工程项目决策、招投标、合同管理、材料物资购进、款项支付、会计核算和工程决算等环节实施有效的控制程序,将工程造价控制在合法、真实、合理的范围内,实现工程建设概算的既定目标。
   (3)能提高资金使用效率。煤矿企业建设过程中,其资金来源主要是利用银行贷款,建立完整内部控制,恰当利用资金,防止资金浪费,减少财务费用中的利息支出。
   (4)有利于按照国家财经法规制度在煤炭建设企业中的执行。建立完善的内部控制制度,是企业执行国家各项财务制度的前提,保证企业的运行符合国家的财政纪律和法规制度。
   (5)能够提高工程建设的效率。通过内部控制的有效运行,及时发现和解决工程建设中存在的勘察、设计、施工等内控管理问题,保证工程建设进度。
    2.监督内部控制制度运行的必要性。
建立起一整套相互联系、相互制约、相互监督的内部控制制度、措施、方法和程序,但是如果没有得到有效执行,或者执行不到位,都会对煤矿建设产生巨大损失。如何保证内部控制正常实施呢?根据笔者经验,建议加强监督机制。具体实施办法包括:
   (1)内审机制。在社会主义市场经济条件下,各部门、单位的活动不仅要受到国家财经政策、财政制度和法令的制约,而且要遵守本部门、本单位内部控制制度的规定。内部审计机构可以相对独立地对本部门、单位内部控制情况进行监督、检查,客观地反映实际情况,并通过这种自我约束性的检查,促进本部门、本单位建立、健全内部控制制度。
   (2)外审机制。由于内审的独立性相对受到客观以及主观的限制,所以可以引入外审,参与对内审执行情况的监督管理,定期(年或者半年)或者不定期(项目阶段性)对内部控制执行情况进行监督,通过抽查或者全面检查,出具对某项或者几项或者全部内控执行情况专项审计报告,并针对执行情况出具管理建议书。
二、建立煤矿基本建设内部控制的总体思路
煤矿建设单位设计内部控制一般应遵循原则:
    1.合法性原则;
    2.符合单位内部实际情况的原则;
    3.具有普遍约束性原则;
    4.全面性、系统性原则;
    5.内部互相制约原则;
    6.便于操性作原则;
    7.信息及时性原则;
    8.及时监督性原则;
    9.一贯性原则。
三、建立健全煤矿基本建设内部控制需考虑的因素
    1.内控执行要贯穿煤矿建社的始终。
煤矿建设从一开始就要有建立一整套内控制度的思路,煤矿建设顺序一般应为:
   (1)投资的调研;(2)获得相关权利;(3)地质勘探;(4)制定建设规划;(5)矿井建设可研报告;(5)矿井建设的项目核准;(6)环境评估;(7)勘察;(8)定点;(9)设计;(10)矿建;(11)土建;(12)安装;(13)试生产;(14)竣工验收交付使用。
    在制定并执行内部控制制度时候,要充分考虑各个阶段、各个环节之间的关系及流程。这是建立基本建设内控的一个重要问题,也是按照自然规律和经济规律管理基本建设的一个根本原则。
    2.结合企业的实际情况。
    (1)井田情况,包括井田位置和范围、地质构造、煤层、煤质、水文性质、资源/储量、自然灾害。
   (2)建设规模,包括矿井设计生产能力、矿井服务年限、建井工期。
   (3)井田开拓,包括采煤方法与采煤工艺、掘进工艺、支护方式、运输、通风、排水等。
    (4)生产信息,生产工艺、矿井主要设备、地面工业广场、生产日程安排等。
    (5)人力资源信息,劳动定员、岗位设置、劳动生产率、职工薪酬等。
    (6)质量控制,井巷质量、安全质量、质量标准化、安全文明生产等。
     3.其他必须考虑的因素。
    (1)施工方情况,包括队伍装备、人员结构,施工技术等。
    (2)相关政策,国家政策、地方保护政策等。
    (3)厂地关系、工程管理经验和资金保证等。
四、煤矿基本建设内部控制的主要办法及措施
    1.授权控制。对于企业不同级别人员,根据分工,分别予以授权额度,在自己范围内,且在要求不同级别在不同额度才能对有关的经济业务进行处理,未经授权和批准,这些人员就不允许接触这些业务,这一控制方式使每一个过程、环节责任、权利明确,使某些事件在发生时就得到了控制。规定各级管理人员的职责范围和业务处理权限,同时也要求明确各级管理人员所承担的责任,使他们对自己的业务处理行为负责。
    2.分工控制。要求不相容岗位相互分离,不能由一个人同时包办兼任,明确相关部门和岗位的职责、权限,这一控制制度使经济业务在处理时,有关人员能够互相制约、相互监督,比如财务岗位上会计和出纳岗位就属于不兼容岗位,不能同时由一人承担,容易产生舞弊。
    3.会计记录真实性控制。要求会计记录真实反映企业在建设期情况。同时要求会计岗位必须做到事前、事中和事后控制。事前控制是起到参谋作用,为决策层决策提供相关依据,事中控制是针对过程控制,要求按照指标分解,对阶段性财务情况进行总结。事后控制属于总结性控制,对全过程进行总结。事前控制和事中控制做到了,事后控制会取得不错的结果。
    4.财产清查制度。定期对企业库存物资、设备组织专人进行清查,平时管理责任到部门,并指定部门专人管理。人人担上有指标,对财产清查结果及时处理。这样才能是确保工程财产物资安全完整,
    5.文件控制。在业务处理过程中,把相关规章制度及管理要求、有关注意事项等制成书面文件,下发给各级工作人员,或悬挂在办公室、仓库等公众场合,接受群众监督,并定期检查执行情况。
    6.招聘高素质人员的原则。要求企业在矿井建设过程中,对人员素质、职业道德进行考察,保证各级人员具有与他们所负责的工作相适应的素质,从而保证业务工作的质量。
五、煤矿基本建设内部控制的关键方面
    工程项目控制贯穿于项目建设各个环节,建议从四大环节进行控制,即财务控制、投资控制、进度控制和质量控制,以下分析具体的主要控制环节:
    1.强化对审批权的监督。
   (1)制定相应范围相应权限的审批制度,对于超范围超权限的审批一律为无效审批,并追究相关人员责任。这样的工程管理体制,从根本上铲除滋生腐败的体制土壤,这是预防和治理基建工程腐败的第一个关键环节,也是最根本的环节。
   (2)集体决策制度。对于大的决策,必须是集体决策决定,任何人和都不能对重大事情说了算。把权利关进笼子,才能防止权钱交易的发生。
   a、成立工程建设领导小组,发挥集体决策作用,个人不能对于重大事件决定或者改变集体决策形成的决议;
   b、职能部门的相关人员合理分工,相互制约相互监督;
   c、规定相关部门及经办人员适当的权限,并将授权范围书面告知勘查、设计施工、监理等工程执行单位,越权行为发生为无效行为,并追究相关责任人责任;
    2.加强内部审计和外部审计的监督作用。
    实实在在招投标,防止招投标流于形式,防止招投标中串标、围标,从根本上杜绝腐败现象产生。建议建设单位的内审部门对招投标过程全程参与监督,保证其合理、合法和公平、公正、公开。
    3.建设期设计是关键,好的设计方案是顺利完成建设的保证,不完整的设计影响建设顺利施工,也可能影响建设质量。遇到因为变更设计,导致项目停建缓建,工期延长,索赔让建设成本加大。所以在工程建设动工前必须聘请专家对设计方案充分论证,把各种情况都考虑到,减少建设期间风险。
    4.不可抗力是煤矿建设期间必须考虑因素,天气影响和气候对施工影响也是必须考虑因素。如果不充分考虑上述因素,当这些情况出现,施工方往往无限期拖延工期,产生赔偿往往由建设方承担,无形中加大许多建设成本。笔者建议建设单位应对可能出现的自然力影响实施前应进行详细的调查、勘测,认真分析可能对工程的影响,结合施工单位的承受能力,按照风险共担原则,应在合同文件中明确相关条款。
    5.对承包商资信状况进行调研。由于建设工期长,资金需要量大,需要承包商自身具备一定经济能力才能保证项目良性运行,有些承包商自身经济状况严重不良,想依靠煤矿建设资金度日,更别说拿自有资金保证其运行了,现行的情况为了避免和减少这方面的影响,要求承包商提供经审计后的会计报表,在审查时,对承包商的注册资本、资产总值、资产负债率、流动比率、速动比率、经营业绩等指标认真细致地进行计算和审核评定,笔者建议,再追加一道程序,由建设单位内审部门到建设单位进行调研,取得承包商资信情况第一手资料较为稳妥。
    在对承包商的施工力量考察时候,过去谈判侧重价格、工期和质量,笔者建议还应该考察员工队伍、技术人员队伍和管理人员队伍。考察这些队伍以往的业绩,没有这些做强力后盾,再优惠价格和工期质量承诺,都是空中楼阁。配备合适的施工队伍、技术力量和管理力量,必须明确到合同,并监督其执行。
    6.重视合同管理。
如果订立的合同自规范性、计价方式、语言表达、逻辑性、附加条件方面存在瑕疵,都容易产生互相扯皮现象,使建设期间成本加大甚至失控。合同订立最好采用标准合同。在合同订立时候,根据笔者多年经验,适当引入律师参与合同订立过程,建设方职能部门负责人和律师充分沟通,表述清楚其思想,让律师对合同进行充分分析和考虑后,制定出规范的、计价方式明晰、语言表达清楚、逻辑严密的经济合同。
    7.全过程监督和控制才能防止漏洞产生。
    (1)设立内审部门,内审部门对工程全过程监督,定期不定期由内审部门出具内审报告,让内审在煤矿建设期间像一把“剑”悬在职能部门头上,让各个职能部门在监督下工作。
    (2)签证和变更根据金额进行不同决策。大的变更必须集体研究,小的变更主管责任人要在其范围内认真负责,对其产生结果负责。责任到人才能让其谨慎工作。
    (3)加强对监理单位监督。对监理单位实行指标考核,对不达标的监理单位,要求其整改,对于严重违规违纪的监理单位,必要时候必须更换,严防监理方施工方合伙舞弊行为的发生。
    8. 强化对工程结算决算审计工作,做好工程内部控制最后环节。
工程审计分为事前、事中和事后审计,以往的审计都是事后审计,属于总结性的,对于控制来说起不到应有的作用,笔者建议从项目立项阶段就应引入审计组织,对施工图预算、招投标、合同签订、工程量变更、工程决算及项目竣工后的资产移交工作进行经常的、连续的跟踪审计监督,让工程审计全方位立体展开,对有效节约成本,防止超支会起到很大作用。
    综上所述,对于煤矿建设单位,建立一整套相互制约、相互监督并有效运行的内部控制制度,需要从上到下各方面积极参与配合,属于一个系统工程。这就要求决策层在准备建设时候,就要首先有一个靠内部控制制度管理控制的概念,多学习其他煤矿建设期间有关内部控制的经验,吸取其教训,积极走出去,再走回来,根据自身企业实际情况,设计出一整套符合企业情况内部控制制度,并监督其有效运行,这样才能多快好省的建设好煤矿企业。
   (审计部  张曙光)


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